Banyak perusahaan menggunakan ruang kolaboratif yang lebih besar di kantor pasca-pandemi

ISG, JLL Asia Pasifik mempertimbangkan tren penyesuaian, biaya, dan tantangan di masa mendatang.

Ketika pandemi COVID-19 memaksa penutupan kantor, karyawan menyimpan gambar meja di ruang kerja masing-masing. Sejak itu, banyak perusahaan telah membuang konsep pengaturan kantor tetap..

Kelvin Hon, general manager perusahaan konstruksi, fit-out, dan teknik, ISG, mengatakan karyawan yang kembali akan menemukan bahwa perusahaan mereka telah mengubah kantor mereka menjadi ruang yang lebih kolaboratif.

“Ruang kreatif dan kolaboratif semakin besar dan cenderung memakan lebih banyak ruang di dalam kantor. Kantor tetap atau meja kerja tetap, saya menemukan fitur-fitur itu menurun,” kata Hon kepada Singapore Business Review.

Stasiun yang dapat disesuaikan ketinggiannya dan hot desking, di mana sejumlah meja dialokasikan untuk sekelompok pekerja secara bergiliran alih-alih penugasan individu juga meningkat, katanya.

Untuk ruang rapat atau diskusi, Hon mengatakan perusahaan ingin mereka menyediakan alat konferensi video seperti Zoom dan Microsoft Teams.

“Pada dasarnya, filosofi baru adalah memfasilitasi komunikasi yang lebih baik di antara tim, daripada bekerja di silo atau stasiun,” katanya, seraya menambahkan bahwa karena lebih banyak perusahaan berfokus pada komunikasi kelompok yang efektif, penyelesaian ruang baru cenderung menciptakan atmosfer “kolaborasi”. 

Hon mengatakan perusahaan juga lebih menyukai furniture yang fungsional, itulah sebabnya semakin banyak preferensi untuk kursi ergonomis.

Dari segi lokasi, banyak perusahaan yang masih membidik kawasan pusat bisnis. Tetapi Hon juga mengamati “desentralisasi” dalam hal perusahaan yang dilayani oleh ISG yang memindahkan “back office function” mereka keluar dari pusat kota.

Martin Hinge, executive managing director JLL Asia Pasifik untuk layanan proyek dan pengembangan, mengatakan bahwa klien mereka telah berinvestasi "dalam ruang berkualitas lebih baik untuk memutar kantor guna mendorong kolaborasi."

Survei JLL menunjukkan bahwa 56% perusahaan berencana memiliki ruang kantor terbuka dan kolaboratif tanpa area khusus pada 2025.

“Sebagai bukti tren untuk mengalihkan kantor ke lingkungan yang lebih kolaboratif, kami melihat pengurangan pengeluaran untuk elemen kantor tradisional seperti partisi,” kata Hinge.

Dalam survei terpisah, JLL juga menemukan bahwa perusahaan percaya bahwa kerja kolaboratif adalah salah satu tujuan utama ruang kantor.

“Oleh karena itu, ruang kantor harus dirancang sebagai tujuan bagi karyawan dari gaya kerja hybrid mereka, untuk mendorong karyawan baru dan lama menghabiskan waktu di kantor. Solusi furniture yang menawarkan fleksibilitas konfigurasi membantu mendukung kerja kolaboratif dan sangat penting untuk mencapai tujuan ini,” kata Hinge.

'Gaya fit-out'

Menurut JLL, ada tiga gaya untuk melengkapi kantor: progresif, moderat, dan tradisional.

Ketiga gaya ini berbeda dengan persentase kantor tertutup, bangku tradisional, dan ruang yang diberikan untuk ruang rapat dan zona kerja l kolaboratif, Hinge menjelaskan.

Di antara ketiganya, ISG's Hon mengatakan bahwa sementara gaya progresif menangkap imajinasi banyak perusahaan, sebagian besar masih mengadopsi gaya yang lebih moderat.

Alasan untuk ini, Hon menjelaskan, adalah bahwa gaya moderat melayani "sejumlah fungsi pekerjaan" dan stasiun kerja yang berubah, yang dirancang untuk penyesuaian progresif, mungkin tidak sesuai.

“Manusia, sebagai makhluk dengan kebiasaan, cenderung sering menyukai meja dan loker yang sama. Itu sebabnya banyak perusahaan mengambil fungsi moderat, yang merupakan perpaduan antara progresif dan tradisional, daripada hanya menggunakan opsi progresif secara penuh,” katanya.

Berdasarkan laporan JLL, gaya progresif memiliki denah lantai terbuka tanpa kantor tertutup, dengan bangku tradisional yang menutupi 60% luas lantai dan ruang yang tersisa diberikan untuk ruang pertemuan dan zona kerja kolaboratif.

Gaya moderat, di sisi lain, memiliki "rencana yang sangat terbuka dengan 10% kantor tertutup, dengan metode kerja tradisional yang mencakup 70% luas lantai, dengan keseimbangan diberikan pada ruang rapat dan zona kerja kolaboratif."

Menggunakan sesuai spesifikasi biaya untuk gaya progresif dan moderat berkisar antara $108-133 (US$81-US$100) per kaki persegi dan $144-$177 (US$108-US$133) per kaki persegi.

Di Singapura, biaya pemasangan rata-rata untuk gaya progresif adalah $192 (US$144) per kaki persegi, sedangkan pemasangan sedang akan menelan biaya rata-rata $164 (US$123) per kaki persegi.

Meningkatnya biaya fit-out

Hon mengatakan meningkatnya biaya pemasangan ruang di Singapura dapat dikaitkan antara lain dengan meningkatnya biaya material dan tenaga kerja.

“Meningkatnya biaya bahan secara intrinsik terkait dengan pertumbuhan permintaan dan tekanan lebih lanjut untuk mengurangi kerangka waktu program, di samping beberapa keterbatasan pasokan produk dan bahan ini di pasar,” kata Hon.

Ke depan, Hon yakin biaya fit-out tidak akan turun dalam waktu dekat. “Volume permintaan yang besar berarti kita dapat memperkirakan harga akan tetap tinggi sampai pasar terkoreksi kembali ke kondisi yang lebih normal,” Hon menambahkan.

Hinge, bagaimanapun, percaya kenaikan biaya fit-out akan moderat selama 12 bulan ke depan karena "tantangan saat ini mulai mereda, kecuali peristiwa ekonomi yang signifikan atau ada yang membalikkan tren saat ini."

“Kawasan ini terus bergelut dengan berbagai tantangan yang sebagian besar ditimbulkan oleh gangguan rantai pasokan, inflasi harga, dan kekurangan tenaga kerja. Namun, dengan tingkat inflasi harga saat ini yang dianggap 'tidak berkelanjutan', peningkatan risiko occupier yang berpotensi menunda proyek kemungkinan besar akan mengakibatkan penurunan permintaan. Itu akan mengurangi tekanan pada konstruksi dan pasar tenaga kerja,” prediksi Hinge.

“Selain itu, seiring stabilnya rantai pasokan, evaluasi ulang risiko dan ketidakpastian biaya bahan baku, ketersediaan bahan, dan lead time dapat membantu mengurangi premi risiko yang saat ini termasuk dalam tender,” tutupnya.